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    职场感悟之怎么开好工作会议

    来源:潜力英才网 发布日期:2013-12-13

    在职场上打拼,不管是在政府部门当领导,还是自己当老板搞企业,都免不了要召集本单位的职工或相关人员坐到一起,传达上面的精神、集中职工们的智慧、研究安排部署下步工作——这就是开会。但这只是会议的一种。会议按照区域,可分为地方性、全国性、国际性会议;按照种类,可分为党委会、行政会、交流会、研讨会、协调会、报告会、总结会、联欢会、董事会、代表大会等等。会期有长有短,根据所议内容而定;有的会可开可不开,由会议预期的效果而定。有的会是必须要开的,比如研究部署工作的会、中国各级的一年一度的党代会、人代会、政协会等等。
    会议的组织也是一门艺术。会议组织得好,可以达到主题突出、议题明确、参会人员精力集中、议事效率高的效果;马拉松式的会议、议题漫无边际的会议、议而不决的会议,只能说明会议的组织者事前没有做好准备,或者说对会议的掌控能力弱。开会不仅仅是中国的特色,国外的社会团体、政府组织也是经常要开会的。今天想要说的,是研究工作的行政会或办公会怎么开。会前,有关的会议主题、时间地点、参会人员、会议议程等要素必须明确,准备工作必须做好。具体讲,召集办公会或行政会要注意以下几个方面:
    一是会议议题必须明确。行政会或办公会研究的事项,有单一议题也有多项议题。一般来讲,单一议题比较简单,只需要在确定议题的同时,提出会议将要达到的目标,通知相关人员参与就可以了;而对于有多项议题的会议,则应该把重点放在议题的审核上。因为要拿到会议上研究的事项,应该是经过召集或主持办公会的领导审核、上会议的条件成熟研究后会有结果的。最好能将会议的议题,在开会前就让与会者知晓,以便做好相应的准备工作。切忌重要的事项在会议期间临时动议。
    二是会前准备必须充分。办公会前的准备工作,除了确定议题以外,还应该由相关部门或人员,对相关的议题进行梳理。梳理的内容包括:所议事项的真相、存在的问题有哪些、涉及到哪些利益攸关方、拿出来研究的理由、解决问题的政策法律依据和建议预备方案有哪几个、每个预备方案的优缺点、会不会引起连锁反应或有什么后遗症、主办科室或人员倾向于用哪个方案来解决等等。对于要上会的重要问题,主持会议的领导还应该在会前注意听取有关方面的意见,做到心中有数。
    三是会中广泛听取意见。不管是单一议题还是多项议题,会上最好向与会者分发相关资料,以便在研究该项议题时,与会者对该事项进行深入研究甄别,准确提出对该事项的见解。在办公会上走好群众路线广开言路,让与会者充分发表自己的观点和看法,是开好办公会的基础。在研究工作的会上说错了不要追究,更不能打棍子戴帽子,关键是要启发与会人员的思路,尽可能完美地处理解决问题。只有与会者做到“知无不言,言无不尽”,才能提高议事的质量。
    四是会上及时统一思想。办公会上对同一件事有不同的看法和不同的处理意见,完全是可能的也是正常的。在会上有分歧不可怕,怕的就是会上不说会后瞎嘀咕;有的就是说了,也不服从会议召集人的裁定,或者阳奉阴违下来又另搞一套。为了防止会上不说会后乱说,对分歧意见较大的事项,要不搁置争议条件成熟后再议,要不就在晓之以理的基础上“快刀斩乱麻”予以决定。但是,在会上必须按照一个口径统一思想,实在不能统一的想法,也要梳理成条款在会上予以明确。在重大问题上认识不统一有严重分歧的,会议主持人还应该向自己的上司汇报。
    五是集思广益果断决策。各种研究工作的会议,最忌讳的是议论不充分和议而不决。议论的过程就是辩明事理的过程。主持人应该注意调动与会者参与议事的积极性,从不同角度认识同一问题,充分发表各自的意见,尤其是要注意听取不同的意见。在与会者发言讨论的过程中,会议主持人应该随时归纳整理各种不同的观点,形成倾向性的意见与会前掌握的情况和处理方案进行对接。如果大家的意见基本一致,又与事前的拟定方案基本吻合,就可以按照行政首长负责制的原则,由会议主持人对所议事项进行拍板;如果意见分歧较大,或事实不清或政策不明,还需要进一步调查核实后在议的事项,留着下次再议。最后,还应该形成会议纪要,以文字的形式把议定的事情通告相关方面,以为遵循。
    开会议事既要讲科学又要讲艺术。会议议题的设置和时间安排要科学合理,主持者把握议程的推进要讲艺术。切忌该下班了会议拖堂,切忌会议的主持者搞“一言堂”。领导或老板在会上讲多了,效果反而会适得其反。对会议时间和议事效果的把握,是对会议主持人运筹帷幄和组织协调能力的一个检验。

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