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    职场感悟之怎样开好协调会

    来源:潜力英才网 发布日期:2013-12-14

    昨天借用“职场感悟”这个话题,说了一下工作会议怎么开。说这个话题的原因,是因为有些朋友在我面前叫过苦,说有很多人——在官场上或企业界都有这类人——开不来会,不是开会的效率不高,就是开了半天会不晓得研究的是啥子内容。我也经常听到或见识过企业界有些老板,动辄说忙得很就是说开会。“有时候上午开会开到一两点,有时候晚上还要熬夜研究事情”。我听到说这些话,就晓得开会的方法不得要领,跟到一起开会的下属还有怨气不敢说。
    我今天还想说说开会,只不过今天说的这个会,不是单位或企业内部的工作会行政会办公会,而是协调单位或企业外部关系、解决具体问题的协调会。协调会是会议的一个种类,它主要是为解决涉及多部门职能共同作用才能解决的事项。协调会一般由上一个层次的相关领导召集,涉及到的部门负责人参与,对需要协调的事项以会议的形式进行研究,统一思想统一观点和看法,在主持人认为必要或下来落实事项需要的情况下,形成会议纪要备查。
    协调会属于行政性会议的一个种类,一般由承办或主办某事项的部门向上级机关提出,重要的事项还必须以书面形式申报,请求上级指定相关领导召集该事项的责任部门负责人开会,对相关工作进行协调。协调会有政府层面的,有部门层面的。政府层面的协调会,一般由分管市领导或联系该事项所在行业的副秘书长召集;部门层面涉及多位分管领导负责的工作,在推动工作中遇到问题时,也会采用协调会这样的形式,解决职责不明或责任不清的问题。部门的协调会,一般都由主要领导指定常务副职或某位分管领导出面协调。
    协调会既然在化解矛盾纠纷、推动社会发展经济建设等重大事项方面,具有不可或缺的重要作用,那我们怎样利用协调会推动工作,又怎样开好协调会呢?我有以下一些基本看法:
    一是利用协调会可以提高办事效率。现在企业办事难,只有在企业这个层面,跑具体工作的朋友的感受最深。如果跟政府部门的办事人员不熟悉或者没有交情,一件小事被跑若干趟是常事。就是政府部门之间,也会因一些有权部门“莫须有”的忙,把办理部门急得团团转的情况发生。好在有协调会这样的机制可供利用。比如企业或政府部门,在推进重大项目或解决历史遗留问题时,如果遇到两个以上政府部门对同一件事推诿扯皮,就可找到政府相关领导或通过相关部门向政府报告,请求上级领导召集协调会解决相关问题。进入政府领导出面协调解决这个层面,问题解决起来就快了。
    二是通过协调会可以明确责任单位和解决问题的时限。很多工作推动不走,除了办事审批环节多以外,很大的原因就是部门之间推诿扯皮,影响了办事效率。部门之间扯皮企业是没有办法的,就是政府部门牵头负责的某一项专项工作,面对有权部门政府的牵头办事部门也只有抓瞎。在实际工作中,凡是遇到其他部门不来气弄不动工作了,就给政府打报告请求协调。在上一个层面召集的协调会上,各相关部门都必须要表态,表明自己的职能职责,说清楚那些事情该自己解决,那些事情不该自己解决,三对如面把事情说清楚了,问题解决起来就会快很多。
    三是召开协调会要做好会前的沟通协调工作。现实工作中,往往都是平等主体之间,才会出现推诿扯皮的事。有事业心责任感的领导,才会勇于承担协调会之类的事。相关领导受理协调会事项后,应该首先找主办单位或上报事项的部门把情况摸清楚,把矛盾纠纷的症结和对象梳理明确;再分头听取纠纷各方的意见,并做疏解促其让步的工作;在分头做好沟通工作,对协调处理意见基本达成一致的基础上,再择时召开协调会,由当事各方在会上各自陈述自己的观点和解决问题的意见,召集人总结归纳成各方都能接受的协调意见就OK了。
    协调会是解决问题尤其是久拖不决的问题的好办法,但也需要相关领导敢于下深水,直面基层面临的棘手问题。如果遇到心中无数的领导,那他只有耍滑头找借口推,或者转给有综合职能的部门去协调处理。其实,相关领导能够经常通过协调会解决下面的矛盾纠纷,对组织领导能力的提升、对基层情况和政策法规的熟悉,以及自身形象素质的提升,都是大有裨益的。

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